Projeto “SAME Digital” inicia no mês de março
Com foco nas mudanças exigidas para a acreditação da Santa Casa de Misericórdia de Itabuna, o Serviço de Arquivo Médico e Estatística, vem se preparado para uma nova estrutura: a digitalização de documentos. O projeto SAME Digital, idealizado pelo próprio setor junto com a Tecnologia da Informação – T.I tem por objetivo agilizar o trabalho realizado pela equipe diminuindo, gradativamente, todo tipo de documento em papel.
De acordo com Aline, Santos, encarregada do setor, a Green, especializada nesse tipo de serviço é a empresa que vai implantar o projeto. Em janeiro desse ano, o SAME recebeu a visita do diretor de operações e inovações da empresa, Guy Joseph Victor Bruère, que na oportunidade passou informações importantes e explicou como vai funcionar o sistema. “Ele orientou, inclusive, que algumas atividades já podem ser desenvolvidas antes de dar início ao processo”, comentou.
Segundo ela, alguns procedimentos para a mudança já estão sendo feitos. De início serão digitalizados os prontuários e as fichas de atendimento, a fim de otimizar e dar maior celeridade aos processos. “Esse será o ponto de partida para a digitalização de todos os documentos. Com isso, vamos agilizar o processo interno, não só para o SAME, mas, também para os demais setores que lidam com o prontuário dentro da instituição, a exemplo do faturamento e da auditoria”, destacou.
Para Aline, a digitalização vai agregar mais valor ao trabalho da equipe e facilitar a rotina de processos. “Atualmente os nossos arquivos não estão em um padrão adequado de acordo com as normas qualidade. A tendência é incinerar todos os documentos e liberar o espaço físico para outros fins, conforme a lei vigente de digitalização de documentos”, disse.
O próximo passo será a vinda de dois consultores para fazer uma análise geral, ver as pessoas e a questão da linha do quadro de produção. “Nessa etapa eles vão avaliar tudo o que é preciso para deixar a área adequada. Se tudo der certo, em março receberemos o treinamento”, conclui. O processo de digitalização trará muitos benefícios para Santa Casa de Misericórdia de Itabuna, como a economia de papel, capacidade maior de armazenamento, agilidade na elaboração dos arquivos, transferência imediata dos dados, sem contar que o documento eletrônico não se deteriora, além de contribuir para o meio ambiente.
